BESLUIT STADSDEELRAAD
Raadsnr::
DIVnr:
De stadsdeelraad van Geuzenveld-Slotermeer,
gezien de voordracht van de voorzitter van de stadsdeelraad van 10 februari 2005;
overwegende dat de Verordening op de Rekeningencommissie (1992) nodig aan herziening toe is;
gehoord het overleg van fractievoorzitters van 1 november 2004; het advies van de (huidige) voorzitter van de Rekeningencommissie en van de sectoren Financiën en Juridische Zaken;
BESLUIT:
de navolgende Verordening op de rekeningencommissie Geuzenveld-Slotermeer vast te stellen:
Verordening op de rekeningencommissie Geuzenveld-Slotermeer
Artikel 1 Samenstelling van de commissie
1. In de rekeningencommissie zijn alle fracties uit de stadsdeelraad met één (duo) raadslid vertegenwoordigd.
2. De in het eerste lid genoemde leden worden door de raad op voordracht van de fracties benoemd. De raad kan aan een lid op diens verzoek ontheffing uit zijn lidmaatschap van de commissie verlenen. De ontheffing gaat in op het tijdstip waarop de opvolger is benoemd. In een vacature wordt binnen zes weken voorzien.
3. Degene die ter vervulling van een tussentijdse ontstane vacature tot lid van de commissie wordt benoemd, heeft zitting voor de resterende zittingsduur van de raad.
4. Voor zoveel mogelijk benoemt de raad voor elk commissielid een plaatsvervangend lid. De bepalingen in deze verordening die van toepassing zijn op de leden van de commissie, zijn van overeenkomstige toepassing op plaatsvervangende leden.
5. Degene die ophoudt (duo) raadslid te zijn van de raad, houdt tevens op lid van de commissie te zijn.
6. De benoeming geschiedt zo spoedig mogelijk na het tijdstip waarop de bij de verkiezing gekozen leden van de stadsdeelraad hun betrekking hebben aanvaard en wel voor de zittingsduur gelijk aan die van de zittende raad.
7. De voorzitter van de commissie wordt benoemd door de raad. Tot voorzitter kunnen worden benoemd personen die lid zijn van de raad.
8. De voorzitter wordt geacht lid te zijn van de commissie, náást de overige leden die hun fractie vertegenwoordigen zoals vastgelegd in artikel 1 lid 1.
9. In geval van verhindering van de voorzitter wordt het voorzitterschap waargenomen door een uit de commissie benoemde vice-voorzitter.
10. De functie van secretaris zal door de griffie bekleed worden.
Artikel 2 Ondertekening verslag
De van de commissie uitgaande stukken worden door of namens de voorzitter getekend. Openbare verslagen, als vermeld in artikel 3, eerste lid sub b respectievelijk artikel 3, derde lid, alsmede andere door de rekeningencommissie aan de voorzitter van de stadsdeelraad aan te bieden stukken, worden ondertekend door de voorzitter, nadat deze door de leden zijn vastgesteld overeenkomstig artikel 5, lid 1 en 2.
Artikel 3 Taak van de commissie
1. De commissie heeft tot taak:
a. het onderzoek naar de getrouwheid, in de zin van de boekhoudkundige (rekenkundige) juistheid en rechtmatigheid van de verantwoorde beleids- en beheershandelingen, van de ontwerpjaarrekening.
b. jaarlijks op een nader te bepalen datum, uiterlijk 2 maanden na het uitbrengen van het accountantsrapport, aan de stadsdeelraad een schriftelijk verslag uit te brengen omtrent de bevindingen van het bij artikel 3 lid 1a genoemde onderzoek. In dit verslag is een advies opgenomen ten aanzien van voorlopige vaststelling van de ontwerp jaarrekening over het voorafgaande jaar en dechargeverlening aan het dagelijks bestuur.
2. De commissie heeft tevens tot taak, om indien de stadsdeelraad daartoe verzoekt, de
financiële verantwoordingsstukken van het stadsdeel te onderzoeken ten behoeve van een beoordeling door de stadsdeelraad van de doelmatigheid van het door of namens het dagelijks bestuur gevoerde financiële beleid en beheer.
3. De commissie brengt de bevindingen en aanbevelingen bij het onderzoek over enig
dienstjaar of zo nodig voor één of meerdere zaken tussentijds ter kennis aan de stadsdeelraad:
- in een openbaar verslag
- op een andere wijze omtrent bepaalde aangelegenheden, afhankelijk van de aard die dit noodzakelijk maakt.
4. Het staat de commissie vrij de naar haar oordeel daarvoor in aanmerking komende
zaken uitsluitend ter kennis te brengen aan het dagelijks bestuur, de leden van de raadscommissies en van de stadsdeelraad.
5. De secretaris staat de commissie bij in de taken vermeld in het eerste en tweede lid.
6. Ten behoeve van de in het eerste lid vermelde taak van de commissie brengt de controlerend accountant verslag uit omtrent de deugdelijkheid van de ontwerpjaarrekening.
Artikel 4 Werkwijze van de commissie
1. De commissie vergadert zo dikwijls als het door de voorzitter of drie van de leden nodig
wordt geoordeeld.
2. De schriftelijke oproeping tot een vergadering geschiedt door of namens de voorzitter, ten minste tien dagen voor de vergaderdatum.
3. In naar het oordeel van de voorzitter spoedeisende gevallen kan van de in het voorgaande lid genoemde termijn worden afgeweken.
4. Indien de voorzitter van de rekeningencommissie dit dienstig acht, kan de rekeningencommissie vergaderen met een vaste raadscommissie. Een gezamenlijke vergadering wordt voorgezeten door de voorzitter van de rekeningencommissie.
5. De vergadering van de commissie wordt in het openbaar gehouden.
6. De deuren van een openbare vergadering worden gesloten, wanneer een der aanwezige leden dit verlangt of de voorzitter dit nodig acht. De commissie besluit vervolgens dat met gesloten deuren verder zal worden vergaderd, wanneer blijkt dat bij de verdere beraadslagingen in het openbaar private of openbare belangen wezenlijk zouden kunnen worden geschaad. De vergadering blijft toegankelijk voor raads- en raadscommissieleden.
7. In gevallen ter beoordeling van de voorzitter kan de commissie schriftelijk worden gehoord.
8. Indien schriftelijke afdoening bij een of meer leden op bezwaar stuit, geschiedt de behandeling van het betreffende vraagstuk in een vergadering.
9. De vergadering van de commissie wordt slechts gehouden indien blijkens de presentielijst de meerderheid van de commissieleden aanwezig is.
10. Wanneer het in lid 9 genoemde vereiste aantal leden niet is opgekomen, kan door de voorzitter, met een tussentijd van ten minste 24 uur een nieuwe vergadering worden belegd. Deze vergadering vindt doorgang, ook als niet aan het vereiste van lid 9 voldaan wordt.
11. De controlerende accountant adviseert de commissie en wordt zonodig door de commissie uitgenodigd om een toelichting te geven.
Artikel 5 Besluitvorming
1. De vaststelling van het openbare verslag van de commissie, vermeld in artikel 3, eerste
lid sub a en b, geschiedt eerst dan, indien de meerderheid van de leden, hetzij ter vergadering, hetzij schriftelijk, haar mening omtrent het desbetreffende ontwerpverslag kenbaar heeft gemaakt.
2. Het bepaalde in de vorige leden sluit niet uit, dat een minderheidsstandpunt ter kennis van de stadsdeelraad wordt gebracht.
Artikel 6 Verslaglegging
1. De secretaris draagt zorg voor een verslag van elke vergadering. De commissie stelt het verslag vast in de eerstvolgende vergadering. De commissie kan een verslag van een besloten vergadering geheel of gedeeltelijk openbaar maken.
2. Het in artikel 3 vermelde openbare verslag wordt ter kennis van de voorzitter van de raad gebracht met het verzoek dit te distribueren en op de agenda voor de eerstvolgende raadsvergadering te plaatsen, conform de geldende procedure.
3. In de vergadering van de stadsdeelraad is ieder lid van de commissie vrij, het in artikel 3 bedoelde verslag, nader toe te lichten.
.
Artikel 7 Bevoegdheden van de commissie
1. Door of namens het dagelijks bestuur worden de voor de onderzoeken naar het oordeel van de commissie benodigde stukken ter beschikking van de commissie gesteld.
2. De commissie is bevoegd die mondelinge en schriftelijke inlichtingen te vragen aan het dagelijks bestuur of aan de ambtenaren van het stadsdeel die zij nodig acht voor het uitoefenen van haar taak.
3. Voor het verkrijgen van mondelinge inlichtingen kan de commissie de voorzitter van het dagelijks bestuur, de portefeuillehouders of een ambtenaar van het stadsdeel ter vergadering uitnodigen. Hij geeft van de uitnodiging van een ambtenaar kennis aan het dagelijks bestuur.
4. De commissie is bevoegd de accountant(s) uit te nodigen de vergadering van de commissie bij te wonen voor het geven van informatie.
Artikel 8 Secretariaat
1. Het secretariaat van de rekeningencommissie berust bij de Griffie.
2. De Griffie laat de secretariaatstaak vervullen door de accountant, belast met de controle van de jaarrekening
Artikel 9 Naam van de verordening
De verordening wordt aangehaald als Verordening op de Rekeningencommissie Geuzenveld-Slotermeer
Artikel 10 Ingangsdatum van de verordening
Onder intrekking van het Besluit: Instelling Rekeningencommissie van 3 juni 1992 (besluitnr. 92/43/8 – 92. RD. 0056) treedt deze verordening in werking met ingang van 8 maart 2005.
Aldus besloten in de raadsvergadering van 8 maart 2005
Stadsdeelvoorzitter Griffier
R. de Bood Drs. G.F.L. Schmersel
Artikelgewijze toelichting op de Verordening op de Rekeningencommissie
Artikel 1
Dit artikel regelt de samenstelling van de commissie. Hierbij is bepaald dat de leden niet uitsluitend raadsleden hoeven te zijn, maar ook zgn. duo-raadsleden kunnen deel uitmaken van de commissie. Een voorbehoud is gemaakt voor de voorzitter van de commissie. Deze dient wel voort te komen uit de raad en tevens benoemd te worden door de raad. De leden zelf worden benoemd op voordracht van de fracties.
Artikel 2
Behoeft geen toelichting
Artikelen 3 en 4
Deze artikelen regelen een aantal aspecten betreffende de taken en werkwijze van de Rekeningencommissie. In principe bepaalt de commissie naast de uitvoering van de reguliere werkzaamheden zelf naar welke bijzondere onderwerpen hij in het kader van de controle op het (financiële) beheer een onderzoek wil verrichten (artikel 3, lid 3).
Onder de begrippen getrouwheid en rechtmatigheid wordt het volgende verstaan:
- getrouwheid: de mate waarin de jaarrekening van het stadsdeel een feitelijke weergave is van het gevoerde beheer;
- rechtmatigheid: de mate waarin het beheer voldoet aan de wettelijke kaders en regelgeving en met name die wet- en regelgeving die van belang is voor de rechtmatigheid van de totstandkoming van de baten en lasten van het stadsdeel.
Artikel 5
Dit artikel regelt de besluitvorming over het openbare verslag van de commissie. Hierbij is
van belang dat ook minderheidsstandpunten van de leden ter kennisname gebracht kunnen
worden aan de stadsdeelraad.
Artikelen 6 en 7
Behoeven geen toelichting.
Artikel 8
In het 2e lid is bepaald dat de secretariaatsfunctie wordt vervuld door de accountant. Het vervullen
van deze secretariaatstaak door de accountant, belast met de controle van de jaarrekening van het
stadsdeel, is doelmatig, gegeven de aard van de werkzaamheden van de Rekeningencommissie.
Artikelen 9 en 10
Behoeven geen toelichting.